La transformación digital que ha vivido Hidraqua en los últimos años, se encuentra ligada a mejorar el servicio que presta a la ciudadanía, pero, sin lugar a duda, también a todos sus procesos de gestión interna. Así, por ejemplo, la digitalización en la gestión de proveedores, realizada a través del departamento Financiero de Hidraqua, ha permitido agilizar y disponer de un mayor control y registro de todos los trámites.
María Jesús Calderón, responsable económico-financiero de la empresa, expone que “la transformación digital nos ha dado la oportunidad de ser más eficientes, ágiles y sostenibles. Sin embargo, la digitalización no acaba aquí. Hasta ahora la hemos utilizado para anticiparnos y responder a las necesidades detectadas, pero cada día surgen nuevas necesidades y oportunidades de mejora y la digitalización es sin lugar a duda la solución para poder responder a ellas”.
Calderón comenzó a trabajar en el grupo empresarial de Hidraqua en el año 1999. Desde entonces, ha desempeñado diferentes cargos, siempre vinculados al departamento Financiero. Hoy ocupa el puesto de responsable económico-financiero en cuentas a cobrar, fiscalidad y contabilidad, colaborando además en proyectos para impulsar la transformación digital.
“La crisis sanitaria nos llevó a impulsar todavía más la transformación digital de nuestra área. Asimismo, vimos cómo muchos de nuestros proveedores dieron este salto a raíz de la pandemia y ahora el noventa por ciento de las facturas recibidas son en formato electrónico. Desde Hidraqua hemos sido capaces de mantener la calidad en la gestión con nuestros proveedores gracias a esta anticipación. Llevamos mucho tiempo adentrados en los procesos de digitalización”.
Hace años, la gestión de las facturas era una tarea sumamente compleja y requería un tiempo considerable desde que ésta llegaba a la empresa hasta que se procedía a su contabilización. “Siempre hemos querido mantener un control exhaustivo a nivel contable y ello, antes de la digitalización, implicaba un tiempo de gestión elevado, suponiendo además mucho trabajo manual, que actualmente se ha eliminado”. Así, las facturas de proveedores eran recibidas en las oficinas en formato papel y entregadas a cada uno de los departamentos que habían solicitado la mercancía o prestación de servicio, para realizar las correspondientes comprobaciones y validaciones antes de proceder a la contabilización. Una vez validadas, las facturas físicas se entregaban al departamento Financiero para su contabilización y pago. Cada factura se contabilizaba de forma unitaria indicando en el documento (la factura en papel), la fecha de contabilización, así como el número de asiento contable del Libro Diario, datos necesarios para ordenar y organizar el archivo físico, facilitando su posterior localización.
“Nada tiene que ver aquella gestión con la que realizamos hoy por hoy. Disponemos de aplicaciones digitales que permiten de forma ágil la realización de solicitudes mediante catálogos de materiales, convirtiendo éstas en pedidos a través de una aprobación por el responsable. Cabe destacar que la realización y aprobación de estos pedidos previos es obligatoria para proceder a la contabilización y posterior pago de facturas, consiguiendo así una correcta trazabilidad y control”.
Asimismo, estas herramientas permiten automatizar y agilizar el proceso de recepción, validación y contabilización de facturas de proveedores. Aunque disponemos de sistemas capaces de digitalizar un elevado número de facturas en pocos minutos, en Hidraqua el porcentaje de facturas recibidas ya en formato electrónico es muy elevado. “Las facturas recibidas en formato electrónico son procesadas en nuestros sistemas contables de forma automática, reduciendo el tiempo de proceso, siendo más eficientes y sostenibles, teniendo en cuenta que cualquier consulta de las facturas se realiza visualizando la misma en formato digital, no en papel”.
