¿Sientes que no te llegan las horas del día para hacer todo lo que tienes previsto? ¿Necesitas organizarte mejor para gestionar el tiempo de un modo más adecuado? Muchas veces el problema no reside en tener demasiadas tareas pendientes, sino en no saber priorizar. Con un sencillo método de orden es más fácil afrontar el día a día y obtener mejores resultados.
Tiempo para planificar
La Consejería de Empleo de la Junta de Andalucía cuenta con una guía de Gestión eficaz del tiempo que ayuda a gestionar el tiempo. Es importante dedicarle un tiempo a planificar el día siguiente o la semana venidera. Es una tarea que no ocupa demasiado, pero que ayuda a que la rutina diaria sea más productiva. Para ello, existen diferentes métodos de organización de tareas, utilizados frecuentemente por quienes saben organizarse bien, pero quieren aprovechar al máximo las horas.
Pero ¿qué ocurre con aquellas personas que no son tan ordenadas? En estos casos es importante tener una guía por escrito, para que quede constancia de todo lo planificado. Muchos expertos recomiendan elegir dos métodos en los que plasmar las tareas a organizar y gestionar el tiempo.
- Agenda de vista semanal. Serviría para anotar todas las citas que tengan una fecha concreta, como visitas médicas, exámenes, citas con amigos…etc.
- Lista de tareas. Se nota todo lo que se considere importante, anotando las tareas en tiempo real.
Organización semanal
Lo recomendable es dedicarle un par de minutos al día a revisar la agenda de la jornada siguiente y todas las semanas unos 15 o 30 minutos a planificar los próximos siete días. Con este hábito, que puede hacerse los domingos por la tarde, la persona es consciente de todas las actividades programadas, compromisos y tareas.
También es importante identificar los huecos libres en la agenda, por si surge cualquier tarea extra. Es en esos espacios en los que hay que ir ubicando las cosas anotadas en la lista de tareas. Se borran de la primera y se apuntan con fecha concreta en la agenda. Cada cosa que se pase a la agenda hay que tacharla de la lista de tareas y ¡ojo!, lo que sale de la lista de tareas no puede volver a entrar.
Es decir, que si una tarea que se ha anotado en la agenda no se ha podido realizar, se le debe asignar una nueva fecha la siguiente semana. Haberla anotado en la agenda implica un compromiso para la persona.
Tips de organización
Existen tips o consejos para gestionar el tiempo de la mejor manera posible. Algunos de ellos son:
- Planifica el día en 10 minutos, antes de comenzar cualquier actividad.
- Organiza la semana. Crea una plantilla para que las actividades semanales queden organizadas. Intenta cumplir con el horario de actividades de tu agenda.
- Evita ser multitarea. Las cosas hay que ir haciéndolas una a una.
- Ten un espacio ordenado y libre de interrupciones. Buscar objetos perdidos hace que se pierda el tiempo y aumenta el estrés. Además, en silencio y con orden se trabaja mejor.
- Empieza por lo más complicado y aprovecha las primeras horas del día, en las que se es más productivo.
- Posponer las actividades que no sean importantes y no regalar tu tiempo.
- Escribir objetivos a largo plazo (mensuales, anuales…etc).
¿En qué soporte es mejor gestionar el tiempo?
¿Papel o dispositivos digitales? Se puede organizar el tiempo de ambas maneras y la elección depende de la preferencia de cada persona. Es cierto que actualmente cada vez se opta más por lo digital, ya que aporta beneficios como no pesar, tener calendarios simultáneos, permitir poner alarmas, vencimientos…etc. Muchas aplicaciones móviles son muy sencillas y completas y pueden ser usadas por todo el mundo.
