Entrevista > Francisco Espadas / Organizador de eventos y técnico en marketing (Callosa de Segura, 15-mayo-1987)
La organización de un evento es un reto al que nos enfrentamos todos en varias ocasiones a lo largo de la vida: un cumpleaños, una comunión, una boda… Antiguamente poco se planificaba más allá de elegir el menú, el lugar y los invitados, pero ahora se ha abierto un abanico de posibilidades que permiten convertir el evento en un día inolvidable para nuestros invitados.
Para hablar de ello contamos con Francisco Espadas, quien suele trabajar en varias fincas y restaurantes de Orihuela, donde contamos con un fantástico escenario para cualquier celebración gracias a nuestros paisajes y nuestro clima.
¿Cómo te has formado?
Soy bastante autodidacta. Vengo del sector audiovisual, y aplico mi experiencia de catorce años en el sector al mundo de la organización de eventos.
Pero también tengo un posgrado en Organización de bodas, Eventos y Protocolo del Plan de Formación Euroinnova International Online Education, en colaboración con la Universidad de Nebrija.
¿Cuáles son los servicios más habituales para los que suelen llamarte?
Actualmente, los más habituales que me solicitan son dj, fuegos artificiales, fotomatón y 360º, mesas dulces, monitores y animaciones para niños, servicios de papelería y arreglos florales.
«Entre lo más habitual que solicitan están los dj, fuegos artificiales, fotomatón y 360º»
¿El cliente se deja aconsejar o tiene claro lo que quiere?
Estamos rodeados de inspiración gracias a las redes sociales, y los clientes, en muchas ocasiones, vienen con una idea. Sin embargo, a veces las ideas no se ajustan al presupuesto, y es en estas situaciones cuando entro en acción, ayudando al cliente a ajustar esa idea con opciones que se adapten a su bolsillo.
Por otro lado, también he tenido otros que no tienen claro lo que quieren y, tras una pequeña reunión, les hago propuestas para elegir una temática e ir tomando decisiones sobre el proceso.
¿Qué busca la gente en esta temporada 2024 aquí en la Vega Baja?
Lo que más busca la gente es el buen comer, la personalización y tematización de los eventos y celebraciones.
Cuando una pareja o familia decide hacer algún tipo de evento, piensa en sus invitados y les quiere ofrecer lo mejor. Cada vez más se busca que todo el evento sea una experiencia, que vaya más allá de la decoración.
¿Sueles organizar eventos en la playa, aquí que tenemos tantas?
Sí, se suelen organizar eventos en la playa. Particularmente he organizado sesiones de fotos y eventos deportivos, pero todavía no he tenido la oportunidad de organizar una boda.
«Los anfitriones deben ser conocedores de todo, pues eso les tranquilizará el día del evento»
En el caso de una boda, ¿te encargarías de la organización de todo?
Claro, si así lo deciden; todo depende de la necesidad o solicitud del cliente. Pero ellos son los anfitriones y deben elegir absolutamente todo.
Mi labor es facilitarles opciones en cada área del proceso hasta llegar al gran día. Es imprescindible que sean conocedores de todo, a menos que sea una sorpresa para ellos, ya que esto les dará tranquilidad y serenidad el día del evento.
¿Cuánto tiempo necesitas para organizar una boda?
No hay un tiempo estipulado como óptimo, porque cada boda es única. He tenido que organizar bodas con un año o año y medio de antelación, pero también he planificado bodas con solo una semana y media de preaviso.
Lo que sí es cierto es que, aunque el contrato se cierre con mucha antelación, los tres últimos meses son los más intensos.
¿Qué es lo más especial que has organizado?
He organizado eventos de todo tipo, desde bodas de 330 invitados a fiestas privadas, y todas son especiales.
Pero sin duda, lo más especial que he organizado hasta ahora ha sido la comunión de mi hijo mayor, el 5 de mayo de 2024. Él eligió la temática Lego y, alrededor de ella, desarrollé elementos que evocaran a dicho universo: minutas, servilletas serigrafiadas, cajitas experienciales para los invitados con piezas Lego, mesa dulce con forma de muñeco Lego…
«Las redes sociales son fuente de inspiración para muchos clientes»
¿Es caro contratar a un wedding planner o un organizador de eventos?
Es relativo, todo depende del tipo de servicios que deseen contratar. Los clientes que contratan a un organizador de eventos lo hacen porque desean delegar la responsabilidad de la organización y disfrutar del proceso y del día del evento.
La contratación puede costar desde los doscientos euros, por ejemplo, la elaboración de elementos gráficos, pero no hay un límite superior.
¿Nos darías algunos consejos para que un evento sea un éxito?
Una de las decisiones más importantes y fundamentales para mí es que entre tus invitados no haya compromisos, solo invitados que sean ‘vitamina’, ya que esto asegura un buen ambiente y armonía.
Pensar en los detalles, que todo esté controlado. Y para mí, también es fundamental la música, que debe estar presente durante el cóctel, si lo hay, y a la hora de comer, generando una sensación agradable.
¿Cómo ves el futuro del organizador de eventos?
Veo un futuro lleno de retos y aprendizajes. Los profesionales de la organización de eventos son cada vez más requeridos, pues los clientes son cada vez más exigentes y la personalización y tematización de los eventos más exclusiva.
Además, creo que hay mercado para todos. Cada profesional tiene su fuerte: unos son muy buenos en los montajes, algunos en la generación de ideas, otros en el trato con el cliente… La colaboración entre profesionales crea economía, trabajo y sinergia.
